VOM KELLERARCHIV ZUM DIGITALEN DATEN-POOL

Jeder Mitarbeiter verbringt mindestens 10% seiner Arbeitszeit mit Abheften, Suchen, Organisieren und dem Verwalten von Un­ter­la­gen. Gerade im Immobilienbereich haben wir es mit unterschiedlichsten Do­ku­men­ten zu tun. Pläne aller Art, Verträge und Leistungsvereinbarungen oder Dokumente wie Listen, E-Mails, Notizen, Fotos und Aktenvermerke – vieles kommt zu­sam­men, wenn eine Liegenschaft über Jahrzehnte betrieben wird. Die Kosten für die Ablage-Infra­struk­tur (Räume, Schränke, Register, Ordner, etc.) sind hoch. Dazu sind die Zugriffsrechte auf Papierpläne schwer zu managen. Die optimale Lösung bietet eine strukturierte digitale Datenablage aller relevanten Immobiliendaten.

  • Ein Papierarchiv ist nicht mehr zeitgemäß und darüber hinaus diversen Gefahren des Datenverlustes ausgesetzt (z. B. Brand oder höhere Gewalt, Diebstahl oder unberechtigte Zugriffe). Die Suche in einem Papierarchiv ist oft aufwändig und mögliche Mehrwerte bleiben meist ungenutzt.

  • Eine einheitliche und übersichtliche Datenstruktur, schnelle Vergleichbarkeit und die Vorhaltung immer aktueller Dokumente und Planunterlagen sind nur einige wenige nicht zu unterschätzende Vorteile digitaler gegenüber analogen Archive. Zudem reduzieren sie Kosten z.B. durch die Zeitersparnis bei der Suche und der Reduzierung von Material und Lagerflächen.

  • Die Mehrwerte digitaler Daten liegen klar auf der Hand. Die unkomplizierte Übernahme und Nutzung in CAFM-Systemen bieten ebenso wie die Verwaltungs- und Zugriffsmöglichkeiten über einen virtuellen Projektraum entscheidende Vorteile gegenüber analoger Daten im Hinblick auf Prozessoptimierungen, Effizienzsteigerungen und Kostenreduzierungen.